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TCO-Berechnung von IT-Projekten: Langfristig Kosten sparen

Oliver Haakert, Geschäftsführer Cloud Mates, 16.07.2021

Mit einer TCO-Berechnung können Unternehmen die IT-Kosten für On Premises-Hosting vs. Cloud-Computing bereits im Vorfeld ermitteln. Es gibt viele gute Gründe, Public Cloud-Dienste zu nutzen. Doch wann rechnet sich eine Cloud-Migration tatsächlich? Mithilfe einer TCO-Betrachtung finden Entscheider in der IT schnell heraus, ob sich dieser Schritt für sie lohnt. Oder ob sie ihr Projekt doch besser klassisch hosten sollten. Erfahren Sie in diesem Artikel, warum TCO in Cloud-Fragen eine wertvolle Entscheidungshilfe bietet.

Was ist TCO?

Die Abkürzung TCO steht für Total Cost of Ownership. Eine TCO-Berechnung erfasst alle Kosten, die für ein IT-Projekt anfallen. Damit können Unternehmen bekannte und mögliche versteckte Kosten bereits vor einer Investitionsentscheidung erkennen.

Bereits 1987 wurde die TCO-Methode von dem US-amerikanischen IT-Analyseunternehmen Gartner Inc. entwickelt. Bis dahin wurden bei IT-Projekten oft nur die Anschaffungskosten für Hard- und Software betrachtet. Durch die Total Cost of Ownership-Berechnung werden nun alle Kosten über den kompletten Life-Cycle eines IT-Projekts hinweg erfasst.

Bei einer TCO-Betrachtung handelt es sich übrigens um einen Best-Practice-Ansatz. D. h. es gibt keine einheitlich vorgegebene Vorgehensweise.

Warum ist eine TCO-Berechnung für IT-Projekte sinnvoll?

IT-Projekte sind oftmals sehr komplex und vielfältig. Das macht es schwierig, von Anfang an alle Faktoren zu berücksichtigen, die eine umfassende Investition mit sich bringt und die Kosten zu schätzen. Für eine verlässliche, zahlenbasierte Entscheidung ist eine TCO-Berechnung im IT-Umfeld also unabdingbar.

Ziel einer TCO-Betrachtung ist es häufig, offensichtliche und versteckte Kostentreiber bei einer bestehenden IT-Lösung zu identifizieren. Dadurch können Unternehmen beispielsweise das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimieren.

Im Zeitalter von Cloud-Computing stellen sich Unternehmen oft die Frage, ob es sich finanziell lohnt, ihre bestehenden IT-Lösungen von On-Premise-Hosting in eine Public Cloud wie z. B. AWS zu migrieren. Oder ein neues IT-Projekt von Anfang an in der AWS-Cloud zu etablieren. Ein TCO-Vergleich gibt individuelle Antworten darauf, ob nun ein On-Premise Hosting oder eine Cloud-Lösung z. B. mit AWS kostengünstiger ist. Auf diese Weise wissen Sie noch vor Projektbeginn, mit welcher Hosting-Lösung Ihr Unternehmen mehr Kosten einsparen wird.

Welche TCO IT-Kosten betrachten wir Cloud Mates?

Am besten natürlich alle. Praktisch gehen wir jedoch bei unseren TCO-Berechnungen einen Kompromiss zwischen Aufwand und Relevanz ein. So fallen zum Beispiel Oracle-Lizenzen viel stärker ins Gewicht, als die tägliche Club-Mate für die Admins.

Bei der TCO-Berechnung in IT-Projekten unterscheiden wir zwischen direkten und indirekten Kosten:

  • Direkte Kosten sind Aufwendungen, die in der IT-Abteilung selbst anfallen oder durch ein Outsourcing von IT-Dienstleistungen entstehen. Dazu gehören unter anderem die Anschaffungskosten für Hard- und Software, Wartungsverträge, Verwaltungs- oder Personalkosten.
  • Indirekte Kosten fallen immer dann an, wenn der Endanwender in seiner Produktivität gehemmt wird. Die indirekten Kosten fallen übrigens nicht in der IT-Abteilung an, sondern in anderen Bereichen des Unternehmens. Dazu gehört unter anderem, dass eine Applikation aufgrund von Wartungsarbeiten oder durch eine technische Störung nicht genutzt werden kann. Auch Arbeitszeiten, die Mitarbeiter für den gegenseitigen Support aufwenden, verringern die Produktivität.

Sie sehen: die Analyse von IT-Kosten ist vielschichtig und komplex. Eine TCO-Berechnung verschafft Entscheidern Überblick und sichert die getroffenen Entscheidungen in alle Richtungen hin ab.

Zwei Arten der TCO-Berechnung

Public Cloud bringen andere Kostenstrukturen mit sich als ein traditionelles On Premises-Hosting. Deshalb müssen auch die Kategorien für die TCO-Berechnung entsprechend angepasst werden.

1. TCO für On Premises-Hosting

Berechnen wir die TCO für das Hosting in eigenen Serverräumen oder im Rechenzentrum eines Providers, teilen wir die IT-Kosten bei der TCO-Betrachtung in folgende Kategorien ein:

Direkte Kosten

  • IT-Infrastruktur: Rechenzentrum, Hardware, Lizenzen
  • operativer Betrieb: Personalkosten
  • Verwaltung: Asset-Management, Verträge, Budget, Weiterbildungskosten für IT-Personal und Endanwender etc.

Indirekte Kosten

  • Endanwender-Aktivitäten
  • Folgekosten geplanter und ungeplanter Ausfallzeiten: Personalkosten, Kosten für entgangene Geschäftstätigkeiten

2. TCO für Public Cloud-Lösungen

Etwas anders sehen die Kostenkategorien für die TCO-Berechnung bei einem Betrieb in der Public Cloud aus:

Direkte Kosten

  • Public Cloud-Services (bei AWS auch „Consumption” nach dem Pay-as-you-go-Prinzip)
  • operativer Betrieb: Personalkosten
  • Verwaltung: Asset-Management, Verträge, Budget, Weiterbildungskosten für IT-Personal und Endanwender etc.

Indirekte Kosten

  • Endanwender-Aktivitäten
  • Folgekosten geplanter Ausfallzeiten: Personalkosten, Kosten für entgangene Geschäftstätigkeiten

Zu abstrakt? Sie wollen mehr wissen? Eine beispielhafte TCO-Analyse finden Sie hier.

TCO-Berechnung: So gehen wir vor

Wir Cloud Mates wissen aus langjähriger Erfahrung, an welchen Stellen in IT-Projekten die wesentlichen Kosten anfallen. Auf dieser Basis haben wir die oben angeführten Kosten in einzelne Punkte kategorisiert. Damit können wir differenziert die TCO eines IT-Projekts berechnen.

Allerdings – wie man in unserer Nachbarstadt so treffend sagt – „Jede Jeck is anders.” Entsprechend reicht es für eine umfassende TCO-Berechnung zumeist nicht, Eurobeträge in eine Excel-Tabelle einzutragen und diese zu summieren. Deshalb erarbeiten wir zusammen mit unseren Kunden in einem individuellen Workshop, welche offensichtlichen und verdeckten Kosten in die TCO ihres IT-Projekts eingehen.

Im Rahmen dieses Prozesses sammeln wir viele Informationen über die jeweiligen IT-Systeme. Diese Daten erlauben es uns, die TCO auch für einen Betrieb in der Public Cloud ziemlich treffend einzuschätzen – und zwar von der Cloud Migration bis hin zum Betrieb. Auf diese Weise können unsere Kunden eine datengetriebene Entscheidung für ihr IT-Projekt treffen.

Das CLOUD MATES-Fazit zur TCO-Berechnung

Treffen Sie gerne faktenbasierte Entscheidungen? Wir auch. Daher empfehlen wir als erfahrene ITler, vor einer Migration in die Cloud bzw. vor dem Projektstart eines IT-Projekts unbedingt eine TCO-Berechnung durchführen zu lassen. Gerade bei Anwendungen mit dynamischem Lastverhalten und hohem Anspruch an Flexibilität ist eine Public Cloud-Lösung für Ihr IT-Projekt in der Regel finanziell sinnvoller.

Wichtig: Neben finanziellen Aspekten, die Sie mit der TCO-Analyse abdecken, sollten Unternehmen bei der Entscheidung zwischen On-Prem und Public Cloud noch weitere Faktoren berücksichtigen. Also zum Beispiel: Welche Variante passt am besten zu Ihren Datenschutz-, Governance- und Compliance-Vorgaben? Möchte Ihr Unternehmen den gesamten Stack von Hardware bis Support selbst in der Hand haben? Oder will es sich in erster Linie auf sein Kerngeschäft konzentrieren?

Gerne beraten wir Cloud Mates Sie zu Ihrer individuellen TCO-Berechnung und allen weiterführenden Themen!